Đối với chị em công sở mà nói, hai từ “deadline” nhiều khi còn đáng sợ hơn cả sự nổi giận của sếp. Đó là lý do tại sao, “cái gì có thể trễ nhưng deadline thì không” đã trở thành tôn chỉ được nhiều chị em thuộc nằm lòng. Tuy nhiên, phàm ở đời, việc gì muốn thành công đều cần phương pháp cụ thể, rõ ràng và deadline cũng vậy. Để có thể trở thành “đôi tay vàng” trong làng chạy deadline, chị em cũng cần những chiến lược thích hợp và hiệu quả.

Cùng điểm qua 10 mẹo thú vị và hữu ích được đúc kết bởi chuyên gia và những người sở hữu nền tảng kinh nghiệm vững chắc sẽ giúp chị em công sở đạt được hiệu quả cao hơn trong công việc, qua đó tránh được tình trạng bị deadline bám đuổi.

1. Tránh xa những trang web “ngốn thời gian”

Xao nhãng công việc vì mãi mê “chém gió” và “hóng” chuyện trên mạng xã hội dường như là vấn đề không của riêng ai. Chị em có bao giờ tự đặt câu hỏi một cách nghiêm túc và rồi thống kê chính xác để biết được thời lượng tổng cộng mà mình đã bỏ ra để lướt mạng xã hội trong một ngày là bao lâu hay chưa?

Chúng ta chẳng thể chối cãi được sự hấp dẫn một cách khó lý giải của mạng xã hội. Tuy nhiên, chúng ta có thể dễ dàng cách ly bản thân khỏi cao thủ ngốn thời gian này. Ở thời điểm hiện tại, có rất nhiều những ứng dụng cho phép chị em khóa những trang web ảnh hưởng đến năng suất làm việc.

Khi sử dụng ứng dụng này, trình duyệt web sẽ hiển thị “Trang này không thể truy cập được”. Nghĩa là, bạn sẽ không được phép truy cập trang web mà bạn đã đưa vào danh sách đen trong vòng ít nhất 24 tiếng. Kể cả khi bạn có khởi động lại máy tính thì việc truy cập vào trang đó là điều không thể xảy ra.

2. Xong trước, chỉnh sau

Trong số chúng ta ở đây, chắc hẳn có không ít chị em thuộc tuýp người theo đuổi chủ nghĩa hoàn hảo. Đối với họ, công việc được hoàn thành một cách xuất sắc, không một lỗi sai chính câu trả lời rõ ràng nhất về thái độ của họ trong công việc. Cho nên, họ cực kỳ dị ứng với những lỗi sai, dù là nhỏ nhất.

Điều này không xấu nhưng nếu nói là tốt thì chưa hẳn. Bởi lẽ, trong công việc, không ít lần chúng ta phải đối mặt với những hạng mục cần được làm xong càng nhanh càng tốt. Thời điểm này, chủ nghĩa hoàn hảo là thứ khiến chị em dễ dàng bị cản bước. Do đó, chị em cần cân nhắc và linh động để có thể hoàn thành những phần cơ bản của công việc trước, sự điều chỉnh và hoàn hảo có thể để sau.

3. Ngủ nhiều hơn

Nghe có vẻ mâu thuẫn bởi việc ngủ nhiều khi chỉ khiến chúng ta tốn thêm thời gian. Tuy nhiên, ngủ là cách tái tạo nguồn năng lượng cực kỳ hiệu quả để rồi sau đó, chị em sẽ có thể gia tăng năng suất làm việc.

4. Ghi chép rõ ràng trong cuộc họp

Việc ghi chép đầy đủ thông tin một cách thật sự khoa học trong cuộc họp mang một ý nghĩa vô cùng quan trọng nhưng thường bị chị em văn phòng bỏ quên.

Việc ghi chép các hạng mục công việc một cách đầy đủ, dễ nhìn theo những gạch đầu dòng sẽ giúp chị em văn phòng ước tính được khối lượng công việc, thứ tự ưu tiên, cũng như deadline để có thể hoàn thành công việc đúng lúc và chất lượng nhất có thể.

5. Làm được thì làm liền

Trì hoãn là xu hướng chung của rất nhiều người chứ chẳng phải là “bệnh” riêng của chị em văn phòng. Do đó, khi nghĩ về một hạng mục công việc nào đó có thể làm ngay, chị em cứ bắt tay vào làm càng sớm càng tốt.

Ví dụ, khi nhận được yêu cầu của sếp qua email, chị em hãy dành 30 giây để trả lời mail ngay lập tức trước khi quên mất. Hoặc thay vì muốn trì hoãn một cuộc điện thoại, hãy gọi ngay trước khi chị em đổi ý.

Những công việc dù nhỏ nhưng nếu cứ mãi nằm trong to-do list thì chúng sẽ cứ ở đó hoài. Bước duy nhất để có thể gạch bỏ là hoàn thành chúng.

6. Thoát khỏi vùng an toàn

Bơi ở chỗ nước nông thì lúc nào cũng dễ hơn và an toàn hơn nhưng chị em sẽ chẳng học hỏi được gì nhiều. Đến khi ép bản thân ra chỗ nước sâu, thoát khỏi vùng an toàn, chị em mới có thể nhận ra mình học được thật nhiều thứ. Học được càng nhiều, chị em càng có thể làm những công việc có quy mô lớn.

7. Chia nhỏ hạng mục công việc

Một hạng mục công việc khổng lồ luôn khiến chị em khiếp đảm và chán nản mỗi khi phải nghĩ đến việc hoàn thành chúng. Trong trường hợp này, bí quyết chính là chia nhỏ đầu mục công việc một cách tối đa.

Bởi khi chia nhỏ công việc như vậy, chị em sẽ được tiếp thêm động lực để dễ dàng hoàn thành công việc hơn. Bên cạnh đó, chúng ta còn có thể nhờ sự hỗ trợ của đồng nghiệp trong đội nếu cần thiết.

8. Ưu tiên và tập trung 1 thứ

Nhiều chị em công sở mắc một hội chứng khó sửa đó chính là làm quá nhiều việc cùng một lúc để rồi chẳng công việc nào được hoàn thành. Giải pháp cho vấn đề này chính là hãy cứ hoàn thành từng việc một trước khi chuyển sang công việc khác.

9. Nghe tiếng ồn trắng

Tiếng ồn trắng là những âm thanh có thể che lấp những âm thanh khác thường được phát ra từ môi trường xung quanh. Ví dụ một số tiếng ồn trắng bạn có thể sử dụng là tiếng mưa hay tiếng sóng vỗ, tiếng máy sấy tóc, tiếng suối chảy xuôi dòng, tiếng tivi nhiễu sóng… Chính vì vậy, chị em có thể nghe tiếng ồn trắng để giúp tập trung tuyệt đối vào công việc.

10. Làm việc theo chủ đề

Để nắm bắt hạng mục công việc một cách dễ dàng và toàn diện, chị em nên phân loại chúng và từng chủ đề.

Nếu chỉ lập danh sách việc làm theo thời gian thì sẽ khiến chị em làm việc kém hiệu quả bởi lẽ chúng không tạo cảm giác đó là một phần của một dự án lớn.