Thời gian vốn dĩ trôi qua rất nhanh, nếu không biết trân quý chắc chắn sẽ hối tiếc. Biết tận dụng thời gian để nâng cao giá trị của bản thân, chắc chắn sẽ thành công. Không có ai là hoàn hảo cả, vì thế ai cũng có những điểm cần cải thiện, đặc biệt là trong công việc cần phải cải thiện rất nhiều để nâng cao hiệu suất. Dưới đây là 4 phương pháp mang lợi nhiều lợi ích cho con đường phát triển sự nghiệp của bạn:

Phương pháp nâng cao tối đa sự tập trung Pomodoro

Pomodoro (Đầy đủ theo tiếng Anh là Pomodoro Technique) là một phương pháp quản trị thời gian để nâng cao tối đa sự tập trung trong công việc, được giới thiệu bởi Francesco Cirillo vào năm 1980. Trong tiếng Ý, Pomodoro có nghĩa là quả cà chua.

Các bước để thực hiện phương pháp Pomodoro:

Bước 1: Chọn công việc mình sẽ làm.

Bước 2: Đặt thời gian, thông thường là 25 phút.

Bước 3: Làm việc cho đến khi hết 25 phút

Bước 4: Nghỉ giải lao 5 phút.

Bước 5: Sau 4 lần nghỉ giải lao trên thì nghỉ dài hơn với 10 phút (hoặc 15 – 30 phút tùy công việc và sức của mỗi người).

Các nguyên tắc của phương pháp Pomodoro:

1. Trong 1 Pomodoro (quy trình làm 25 phút, nghỉ 5 phút), nếu bạn buộc phải gián đoạn thì Pomodoro sẽ được tính lại từ đầu, không có 1/2 hay 2/3 Pomodoro.

2. Chỉ tập trung làm 1 việc duy nhất với 100% thời gian đã định.

3. Nếu công việc xong trước khi Pomodoro kết thúc, bạn cần dùng thời gian còn lại để kiểm tra và tối ưu hóa công việc cho đến hết Pomodoro đó.

4. Trong các khoảng thời gian nghỉ (nghỉ 5 phút, 10 phút), bạn cần phải nghỉ ngơi thực sự. Hãy nhắm mắt thư giãn, nghe nhạc, uống nước, mát xa đầu, khuôn mặt, thiền, sắp xếp bàn làm việc, đi dạo trong văn phòng hoặc làm những việc đơn giản không cần sử dụng tư duy nhiều. Khi nghỉ, tuyệt đối tránh mọi thứ liên quan tới Internet, Facebook… vì chúng có thể sẽ kích thích sự hưng phấn của bạn, song bản chất vẫn làm bộ não thêm mệt mỏi.

Phần mềm Pomodoro

Có rất nhiều phần mềm để thực hiện việc theo dõi Pomodoro. Bạn có thể tải các phần mềm bằng cách tìm kiếm với từ khóa Pomodoro trên Google hoặc các kho ứng dụng của smartphone như AppStore với Apple, GooglePlay với Android như TeamViz. Đây là 1 phần mềm theo dõi Pomodoro khá tốt và hoàn toàn miễn phí.

TeamViz tương thích với hầu hết các nền tảng phổ biến như Windows, Mac, Android, iOS, Ubuntu… và có khả năng đồng bộ dữ liệu giữa các thiết bị với nhau.

Phương pháp quản lý thời gian Ma trận Eisenhower

Áp dụng chiến lược của Eisenhower thực ra rất đơn giản. Hãy liệt kê những hoạt động và dự án bạn phải làm, kể cả những hoạt động không quan trọng nhưng làm mất thời gian của bạn tại nơi làm việc. Sau đó sắp xếp các hoạt động dựa trên tầm quan trọng và tính cấp thiết của chúng.

1. Khẩn cấp và quan trọng (nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức).

2. Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp (nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau).

3. Khẩn cấp nhưng không quan trọng (nhiệm vụ nên bàn giao cho người khác).

4. Không khẩn cấp cũng không quan trọng (nhiệm vụ phải được loại bỏ).

Điều tuyệt vời về ma trận này đó là nó có thể được sử dụng cho cả những kế hoạch lớn (kế hoạch cho cả tuần) cũng như những kế hoạch nhỏ hơn (kế hoạch trong ngày).

P1 – Quan trọng, khẩn cấp

Ở cấp độ này, công việc được ưu tiên số 1, phải làm ngay.

Gồm 3 loại việc:

– Xảy ra không đoán trước được: Bệnh tật, cuộc họp khẩn cấp, nhiệm vụ bất ngờ, các cuộc điện thoại quan trọng, email công việc…

– Đoán trước được: Cuộc họp đã lên kế hoạch trước, họp định kỳ, sinh nhật người thân, đám cưới bạn bè…

– Do trì hoãn để tới sát hạn chót: Làm báo cáo, làm bài thuyết trình, kiểm tra…

Chúng ta thường không tránh được loại 1, 2. Nhưng với loại thứ 3, hoàn toàn có thể giảm thiểu chúng bằng cách chuyển thành việc P2. Và nếu các bạn không muốn gánh nhiều áp lực thì hãy tập thói quen để xóa sổ loai việc này trong P1.

P2 – Quan trọng, không khẩn cấp

Bạn hãy dành nhiều thời gian cho những việc này. Chúng thường không khẩn cấp, nhưng sẽ tích lũy dần để giúp bạn đạt được thành tựu mong muốn.

Nếu bạn đang làm việc P2 và có việc P1 xuất hiện thì hãy hoàn thành việc P1 trước. Sau khi bạn giải quyết xong các việc P1, bạn tiếp tục hoàn thành việc P2. Nên để việc P2 hình thành như một thói quen!

P3 – Không quan trọng, khẩn cấp

Những việc này chẳng có gì quan trọng, nhưng chúng lại đột ngột xuất hiện khiến bạn không thể kiểm soát được. Bạn phải tìm cách giải quyết những việc này càng nhanh càng tốt. Nếu không, hãy học cách từ chối và kết thúc chúng một cách lịch sự.

P4 – Không quan trọng, không khẩn cấp

Bạn không nên hoặc chỉ dành dưới 5% thời gian của bạn cho P4. Chúng tiêu tốn thời gian của bạn mà không đem lại lợi ích gì đáng kể.

Khi bạn chuẩn bị làm 1 việc thuộc nhóm P4 hãy tự hỏi những câu như: Xem cái này để được gì? Xem cái này có giúp mình chinh phục được mục tiêu không? Chơi game này có giúp mình học giỏi hơn không? Mình có nhất thiết phải xem phim này không?

Dưới đây là một cách phân bố phù hợp với các cấp độ của phương pháp này:

P1: ~15% – 20%

P2: ~60% – 65%

P3: ~10% – 15%

P4: < 5%

Phương pháp quản tài chính cá nhân Quy tắc 50/20/30

Đúng như tên gọi, quy tắc này sẽ chia nhỏ thu nhập của bạn thành 3 phần chính với tỷ lệ phần trăm tương ứng là 50%, 20%, 30%.

Cụ thể tương ứng với các mục như sau:

50% thu nhập – Các chi tiêu thiết yếu

Ngay sau khi nhận lương, hãy để riêng 50% cho các chi tiêu thiết yếu của bạn. Chi phí thiết yếu có thể là chi phí thuê nhà, tiền ăn uống sinh hoạt, chi phí đi lại, xăng dầu, các hóa đơn tiện ích như điện, nước… Tất nhiên, bỏ ra 50% không có nghĩa bạn cần phải dùng hết 50% cho chi tiêu thiết yếu.

Hãy chi thế nào để tổng chi phí thiết yếu không vượt quá 50% mà bạn đã bỏ ra. Tuy nhiên nếu chi tiêu thiết yếu đang lớn hơn 50% lương của bạn, hãy chủ động giảm thiểu một cách hợp lý.

20% thu nhập – Mục tiêu tài chính

Sau khi đã dành 50% cho chi tiêu thiết yếu, tiếp theo bạn hãy để ra 20% dành riêng cho các mục tiêu tài chính bao gồm tiết kiệm, trả nợ, quỹ dự phòng và đầu tư. Phần 20% này khá quan trọng đối với khoảng thời gian sau này của bạn.

Bạn tiết kiệm được càng nhiều bao nhiêu thì sau này về hưu sẽ càng an nhàn bấy nhiêu. Trả nợ sớm cũng sẽ giúp bạn sớm giảm nhẹ gánh nặng tài chính hơn. Chưa kể, bạn còn có thể kiếm thêm tiền từ các khoản đầu tư chứng khoán, nhà đất…

30% thu nhập còn lại – Chi tiêu cá nhân

Cuối cùng, 30% phần lương còn lại của bạn sẽ để cho các khoản chi không thiết yếu, hay còn gọi là các khoản chi tiêu cá nhân. Đây là khoản chi hoàn toàn linh hoạt, bạn có thể chi cho sở thích cá nhân của mình. Đó có thể là các vật dụng hữu hình nhưng cũng hoàn toàn có thể là các dịch vụ giải trí, các chuyến du lịch… Vì phạm vi của khoản chi này rất rộng nên nó chiếm phần trăm lớn hơn so với mục tiêu tài chính.

Hãy chú ý kiểm soát đối với phần chi tiêu này. Vì bạn rất dễ chi tiêu quá đà cho sở thích của bản thân. Cho nên hãy luôn đảm bảo mức chi tiêu của mình dưới 30% lương. Con số càng nhỏ thì tương lai tài chính của bạn càng được đảm bảo trong tương lai.

Phương pháp tìm nghề nghiệp lý tưởng “Thuyết con nhím”

Thuyết con nhím (tên tiếng Anh: Hedgehoge Concept) bắt nguồn từ một câu chuyện ngụ ngôn Hy Lạp giữa một con nhím với một con cáo. Cáo tuy ma mãnh, biết rất nhiều thứ, nhưng lại hay bị phân tán. Nhím thì chậm chạp và không ồn ào như cáo, nhưng lại hiểu rõ về thế mạnh của bản thân. Kết quả là, hết lần này đến lần khác, cáo bị nhím đánh bại.

Câu chuyện ngụ ngôn trên nhằm thể hiện một thực tế đó là, hãy tập trung vào một điểm mạnh duy nhất của bản thân, bởi điều đó sẽ giúp chúng ta có nhiều khả năng chiến thắng hơn. Thuyết con nhím trở nên phổ biến từ năm 2001, khi được Jim Collins phát triển hoàn thiện trong cuốn sách “Từ tốt đến vĩ đại” – 1 trong 20 tác phẩm có ảnh hưởng nhất thế giới về quản trị trong vòng 20 năm qua theo bình chọn của Tạp chí Forbes.

Thuyết con nhím dựa trên sự hội tụ của ba yếu tố, đó là Thứ mình thích, Thứ mình giỏi và Thứ xã hội cần. Điểm giao thoa giữa ba yếu tố này sẽ là nghề nghiệp lý tưởng của bản thân. Dưới đây là 5 bước cơ bản sau để tìm ra ý thích nghề nghiệp của bản thân:

Bước 1: Khám phá “Thứ mình thích”

Đầu tiên, hãy tìm ra niềm yêu thích của mình xem bản thân có hứng thú đặc biệt hay đam mê tìm hiểu về lĩnh vực gì, điều gì khiến mình làm quên thời gian…

Bước 2: Xác định “Thứ mình giỏi”

Tìm hiểu những điểm vượt trội của bản thân, bạn có thể dựa trên nhiều yếu tố như qua các hoạt động mình đã tham gia, cách mình suy nghĩ và ra quyết định hàng ngày… Từ đó tự mình có thể chọn lọc được những nghề nghiệp mình vừa thích, vừa giỏi.

Bước 3: Tìm hiểu “Thứ xã hội cần”

Cho dù có đam mê hay năng lực về lĩnh vực gì, thì lựa chọn nghề nghiệp của bản thân cũng cần phù hợp với đòi hỏi của xã hội. Hay nói cách khác, ngoài chuyện xác định đam mê và năng lực của mình, bạn cũng nên cập nhật thường xuyên xu hướng về nghề nghiệp trong xã hội để có cái nhìn thực tế hơn.

Bước 4: Tìm điểm giao thoa – “nghề nghiệp lý tưởng”

Bạn lựa chọn ra nghề nghiệp phù hợp nhất, chính là công việc thoả mãn cả 3 yếu tố: thứ mình thích, thứ mình giỏi và thứ xã hội cần.

Bước 5: Đánh giá, điều chỉnh lại bản thân

Từ kết quả ở 3 bước trên, bạn sẽ đưa ra điều chỉnh định hướng nghề nghiệp của bản thân để sẵn sàng cho một nghề nghiệp lý tưởng.