Khi nói đến việc xử lý vấn đề và đưa ra quyết định khó khăn, mọi người thường có xu hướng lập kế hoạch, thậm chí là rất nhiều kế hoạch (đặc biệt là những dự tính riêng của mỗi cá nhân). Và bởi muốn chúng phải hoàn hảo, nên vô tình, họ đang tự làm khó bản thân.

Việc lập kế hoạch này chắc chắn sẽ mất rất nhiều thời gian. Và thay vì mục đích ban đầu là phải đưa ra quyết định, lúc này, quá trình đưa ra quyết định lại trở thành trọng tâm của vấn đề.

Đã có nhiều nghiên cứu và tranh luận về điều này, nhưng vẫn chưa chứng minh được gì cụ thể. Quá trình trên diễn ra trong bao lâu còn tuỳ thuộc vào bản chất của quyết định, nhưng có một điều chắc chắn rằng: tất cả đều bắt nguồn từ sự quá cầu toàn.

Trên đời này không tồn tại thứ gọi là kế hoạch hoàn hảo!

Trong một thế giới luôn vận động, không ai có khả năng biết trước kết quả của sự việc. Vì vậy, có còn hơn không; những gì bạn làm không quan trọng, quan trọng là bạn đã làm được gì để học hỏi và tiến về phía trước.

Các nhà lãnh đạo sáng suốt là những người luôn ý thức được rằng để giải quyết bất kỳ vấn đề lớn nào, cần phản hồi và xử lý thật nhanh chóng dù quyết định đưa ra có đúng hoàn toàn hay không. Nếu là không, thì họ biết cách xoay xở để tìm ra hướng đi mới.

Quyết định trước đó là tiền đề cho cái sau này. Con đường mới chỉ được mở ra khi chúng ta có hành động thiết thực!

4 loại vấn đề hàng ngày ai cũng phải đối mặt

Năm 1999, khi làm việc tại nghệ  IBM, một người tên Dave Snowden đã tìm ra cách nhìn nhận mới giúp mọi người xác định rõ loại vấn đề mình đang gặp phải và giải pháp cần tìm kiếm. Ông gọi nó là “cơ cấu Cynefin”. Cynefin là một từ tiếng Wales có nghĩa là nơi bạn thuộc về, bởi bạn cần phải biết bạn đang đứng ở đâu.

Loại 1: Vấn đề đơn giản

Loại vấn đề đầu tiên của cơ cấu Cynefyn là loại đơn giản và rõ ràng. Trong thực tế, chúng đã từng được xử lý; và luôn tồn tại hướng giải quyết hiệu quả cho loại này.

Một khi xác định vấn đề là đơn giản, bạn có thể áp dụng công thức từ kinh nghiệm sẵn có. Ví dụ: chính sách không cho vay với đối tượng có mức nợ X hoặc nợ xấu của ngân hàng.

Loại này không chỉ đơn giản và rõ ràng, mà nó còn là những điều hiển nhiên.

Loại 2: Vấn đề phức tạp

Đây là loại vấn đề tồn tại một ẩn số đã được giải đáp. Lấy trường hợp của công ty dầu mỏ làm ví dụ: Khi các nhà địa chất thực hiện một cuộc khảo sát địa chấn để tìm hiểu về nơi có thể khoan tìm dầu, họ không biết chính xác câu trả lời, nhưng họ biết cách để tìm ra nó.

Loại vấn đề này thuộc về chuyên môn của từng người. Một khi đã xác định rằng vấn đề có thể giải quyết được, bạn có thể tìm ra giải pháp cho dù nó trở nên khó khăn thế nào đi chăng nữa.

Tôi luôn nghĩ về điều này khi tôi mang xe đến xưởng sửa chữa oto. Gần đây, chiếc xe tạo tiếng động lạ khiến tôi lo lắng. Rõ ràng là tôi không biết cách giải quyết vấn đề này, nhưng tôi chắc chắn rằng những người thợ máy ở đây sẽ biết, hoặc có cách để tìm ra nguyên nhân.

“Có còn hơn không! Những gì bạn làm không quan trọng, quan trọng là bạn đã làm được gì để học hỏi và tiến về phía trước”

Loại 3: Vấn đề cực kỳ phức tạp

Ở nhóm này, bạn chỉ có thể tìm ra lý do tại sao điều đó đã xảy ra.

Hầu hết chúng ta phải vật lộn với các vấn đề này hàng ngày mà không một lời giải đáp. Mặc dù vậy, chúng ta vẫn phải hành động. Và những gì xảy ra sẽ làm ta ngạc nhiên.

Hãy cùng phân tích một ví dụ về Twitch, một trang web cho phép game thủ phát trực tiếp (livestream) khi họ chơi và có khán giả xem. Ở thời điểm đó, đây là một sản phẩm vô cùng mông lung, không có tương lai rõ ràng. Có thể nói, Twitch là một câu chuyện thành công đáng kinh ngạc. Sau đó, nó đã được Amazon mua lại với giá 970 triệu đô la vào năm 2014.

Bạn có biết sản phẩm ban đầu của Twitch là gì không? Là tính năng xem lịch mong muốn sẽ tích hợp với Gmail trong tương lai. Nhưng dĩ nhiên, Google đã cho ra mắt Google Calendar (Lịch Google). Và đó là khi họ quyết định chuyển sang nền tảng phát trực tiếp.

Ban đầu, một trong những người sáng lập dành cả ngày – 24/7 – để livestream về cuộc sống của mình. Họ đã xây dựng một dịch vụ phát trực tiếp cực kỳ nhanh mà nhiều người có thể sử dụng cùng một lúc. Tuy nhiên, chẳng ai thực sự muốn xem những livestream đó!

Vì vậy, họ đã nhân rộng ý tưởng. Có lẽ mọi người muốn livestream về cuộc sống của mình? Nhưng trang web vẫn không hề có giá trị trên thị trường, còn bản thân thì cạn vốn. Sau đó, họ vô tình thấy nhiều người xem trực tiếp các trận đấu game. Thật dị!

Từ đó họ đã từ đó tìm hướng phát triển mới, hóa ra có một lượng đông đảo các khán giả cuồng nhiệt muốn theo dõi các game thủ hàng đầu chơi. Mọi người có thể kiếm một số tiền nhỏ chỉ bằng cách chơi trò chơi điện tử và phát trực tuyến cho người khác xem.

Đó là một ví dụ xuất sắc về một giải pháp cho nhu cầu mà trước đó không ai biết nó tồn tại.

Nhưng những thứ chúng ta phải đối mặt ngày nay trong kinh doanh, chính trị và xã hội đều là những vấn đề khó khăn. Thông thường chúng ta chỉ đơn giản là không biết giải pháp hoặc cách tiếp cận giải pháp.

Vì vậy, những gì bạn cần là các phép thử, lấy kết quả đó dựa vào để điều chỉnh cái sau. Sau đó thử lại, tinh chỉnh một lần, thậm chí là nhiều lần nữa cho đến khi tìm ra chân lý. Và đó là tất cả, nhiều phép thử trong khoảng thời gian ngắn để tìm ra giải pháp cho một vấn đề cực kỳ phức tạp!

“Vấn đề ở đây là tốc độ. Trì hoãn quyết định sẽ chỉ làm vấn đề trở nên tồi tệ hơn!”

Loại 4: Vấn đề hỗn độn

Đây là loại cuối cùng trong cơ cấu Cynefin và thực chất nó là một cuộc khủng hoảng!

Nó giống như khi có một cơn sóng thần, hoặc một giàn khoan dầu nổ tung, hoặc một cuộc nổi dậy cách mạng, hoặc sự cố về thị trường chứng khoán. Điều đầu tiên cần làm là nhanh chóng hành động và bắt đầu thực hiện các bước để gói gọn vấn đề, xác định giới hạn, đưa nó ra khỏi tình trạng hỗn loạn và chuyển thành loại 3 – phức tạp.

Lấy một cuộc bạo loạn làm ví dụ. Một đêm tại Ả Rập, tôi bị mắc kẹt giữa đám đông hàng chục người với ý định xông vào tòa nhà quốc hội.

Tiếng la hét nổ ra từ một phía khiến đám đông trở nên hỗn loạn. Mọi người chạy xung quanh không biết phải làm gì, hoảng loạn từ một người nay đã lan sang cả đoàn người. Tôi nhận ra môt sinh viên trẻ người Mỹ cũng đang loay hoay ở đó. Tôi nói: “Tôi sẽ chỉ cô chính xác phải làm gì trong một cuộc bạo loạn.”

Điều đầu tiên, đừng hoảng loạn. Tôi nhấn mạnh tầm quan trọng của nó. Nỗi sợ mù quáng là thứ khiến người ta bị chà đạp và giết chết.

Thứ hai, tìm thứ gì đó khó mà khó có thể bị lật đổ để bám víu vào, chẳng hạn như cột đèn. Đám đông tự động rẽ sang hai bên tránh bạn, như khúc sông chảy ra tảng đá.

Hoàn thành hai điều trên có thể biến vấn đề loại 4 này chuyển thành loại 3.

Bây giờ, hãy hít thở và thật bình tĩnh, đưa ra các giả thiết về lối thoát. Bạn sắp được tự do rồi đó! Bạn không thể làm bất cứ điều gì khi hoang mang và sợ hãi cực độ. Nhưng ngược lại, một khi đã thoát ra khỏi trạng thái đó, bạn có thể bắt đầu lập kế hoạch.

Vấn đề ở đây là tốc độ. Trì hoãn quyết định sẽ chỉ làm vấn đề trở nên tồi tệ hơn. Bằng cách lặp đi lặp lại nhanh chóng – thử một cái gì đó, xem xét phản hồi và kết quả, thử lại – bạn sẽ thành công trong việc kiểm soát khủng hoảng.

Cách tiếp cận thử – sai – thử lại này ban đầu có thể hơi mông lung. Nhưng nó cũng là một cơ hội. Con đường mới sẽ chỉ được mở ra khi chúng ta có hành động thiết thực!

Theo Trí thức trẻ/CNBC