Thư điện tử là cách thức liên lạc lịch sự và phổ biến hơn lối chat chit vốn vẫn bị cho là nhí nhố và lãng phí thời gian công sở. Và vì thế, hãy tận dụng nó một cách hiệu quả nhất.

Đừng bao giờ gửi một bức thư điện tử mà không có tiêu đề. Một bức thư không có tiêu đề, nếu gửi cho người không quen, có rất nhiều nguy cơ bị ném vào sọt rác. Khi viết tiêu đề, bạn nên đưa những thông điệp cụ thể, thâu tóm được nội dung chính của thư thay vì những câu chung chung.

Một số người rất hay có thói quen cc nội dung thư cho mọi bộ phận trong công ty với suy nghĩ “một công trăm việc”, cập nhật thông tin cho nhiều người cùng lúc. Họ không biết rằng cái kiểu “cha chung không ai khóc” ấy sẽ khiến người nhận cho rằng trách nhiệm đọc bức thư đó không phải của họ và đương nhiên thẳng tay nhấp chuột xoá nó.

Trường hợp cần gửi thông tin cho nhiều người cùng lúc, bạn nên đề rõ trên tiêu đề thư để phòng tránh chuyện “thất lạc”. Đừng quên đưa ra một số điểm chính có liên quan tới người nhận thư vào trong tiêu đề.

Hãy chia nội dung thư điện tử thành nhiều ý chính để người đọc có thể chỉ cần lướt qua nội dung thư mà vẫn bắt được những ý quan trọng. Nội dung một bức thư điện tử cũng cần chặt chẽ và quy củ giống như thư tay hay một bản fax. Khi con người hiện đại ngày càng lười đọc thì thư của bạn càng tập trung vào ý chính càng hiệu quả hơn.

Đừng quên trình bày bức thư sao cho dễ đọc. Nên để cách dòng sau mỗi khổ. Không nên viết bằng chữ in hoa. Nên căn text theo một bên lề để tránh người đọc bị mỏi mắt.

Đừng ngại sử dụng những biểu tượng báo hiệu khẩn hoặc màu sắc gây sự chú ý để thư của bạn được chú ý hơn.

Nếu muốn thử độ kiên nhẫn của khách hàng hoặc đối tác thì hãy gửi một vài file đính kèm e-mail với kích cỡ lớn nhất có thể. Còn nếu không, hãy cẩn thận chia nhỏ các file gửi kèm với từng tiêu đề rõ ràng về nội dung. Điều này có thể cho bạn biết ngay, người nhận thư sẽ mở file hay chỉ đơn thuần là đọc thư chính rồi đóng lại.

Quy định thời gian kiểm tra mail đều đặn. Khi ngồi vào bàn làm việc, lướt qua một loạt thư, hãy cố gắng trả lời mọi e-mail nhanh nhất, thậm chí chỉ là câu khẳng định đã nhận được thư.

Trong kỷ nguyên thông tin này mọi người đều chờ mong những câu trả lời khẩn tốc vì thế đừng để chất đống những e-mail chưa đọc. Hãy trả lời e-mail ngay khi có thể và chia mức độ quan trọng của từng bức thư để có câu trả lời với đúng người. Như thế bạn sẽ không để lỡ hoặc bỏ quên câu trả lời với ai cả.