Deadline chính là quyền lực trong công việc của chúng ta, nó báo hiệu những gì quan trọng nhất, buộc phải tập trung và hướng đến sự hoàn thành. Đó là lý do tại sao các dự án không có deadline có thể mất dần trong danh sách nhiệm vụ của bạn trong nhiều tuần, vài tháng hoặc thậm chí nhiều năm.

Đôi khi điều này xảy ra vì một dự án mơ hồ, nhàm chán hoặc lộn xộn. Bạn tự nhiên dần dần không còn ưu tiên nó bất cứ khi nào có thể, bởi vì nếu bạn làm trái đi tự nhiên, bạn sẽ thấy không thoải mái. Nhưng nhiều lần bạn không có ý bỏ dự án đó. Bạn chỉ là không bao giờ hoàn thành được nó, bởi vì những vấn đề có deadline rõ ràng khiến bạn cảm thấy cấp bách hơn.

Có thể bạn không nhận được nhiều chỉ trích hay rắc rối bên ngoài vì sự chậm trễ khi làm những nhiệm vụ không có deadline, nhưng trong nội bộ có thể bạn sẽ cảm thấy bực bội khi các dự án mãi mà không được hoàn thành. Nhưng một vấn đề quan trọng không cấp bách, đó là bạn có một nỗi lo lắng, rằng bất cứ lúc nào ai đó cũng có thể hỏi bạn về tình trạng của những nhiệm vụ đó, và bạn thì chẳng biết gì để cập nhật cho họ cả.

Vậy làm thế nào để bạn thúc đẩy bản thân khi bạn muốn – hoặc cần – hoàn thành công việc, nhưng bạn không có deadline? Có ba chiến lược đơn giản có thể giúp bạn cuối cùng cũng có thể giải quyết được vấn đề này.

Tự tạo ra deadline

Nếu một dự án không có deadline, điều đó không có nghĩa là bạn không thể tự mình tạo cho nó một cái deadline! Ví dụ: bạn có thể quyết định rằng bạn muốn một việc gì đó được hoàn thành trước một ngày nhất định, bạn có thể chọn cách dành một khoảng thời gian nhất định cho dự án mỗi tuần hoặc bạn có thể đặt mục tiêu mỗi ngày một bước để hoàn thành nó.

Viết ra các cam kết, tốt nhất là bạn nên đánh dấu chúng trong lịch của bạn. Nếu bạn biết rằng trong thời gian bận rộn, bạn sẽ chỉ hoãn lại các nhiệm vụ không có deadline, thì hãy tìm thời gian rảnh rỗi hơn trong lịch trình của bạn và sau đó thực sự thực hiện cam kết. Bằng cách xác định chính xác thời điểm bạn muốn hoàn thành một dự án (hoặc một phần của dự án), bạn sẽ giúp bản thân hiểu được nó nằm ở đâu trong danh sách ưu tiên. Thêm vào đó, bạn làm cho nhiệm vụ cảm thấy khẩn cấp hơn.

Khi bạn đang lên kế hoạch, lịch trình cho các dự án, hãy nhớ rằng có bao nhiêu nhiệm vụ không-có-deadline theo quy định mà bạn phải hoàn thành. Nếu bạn có một số nhiệm vụ không có deadline, thì bạn sẽ có khả năng tăng tiến độ nếu bạn chỉ chọn một nhiệm vụ để làm mỗi tháng. Bạn có khả năng hoàn thành một dự án nếu bạn chỉ tập trung vào duy nhất một dự án trong 30 ngày tới, thay vì tung hứng (lúc làm này lúc làm kia) một vài nhiệm vụ không cần ưu tiên cùng một lúc.

Kêu gọi áp lực tích cực

Đôi khi cách duy nhất để hoàn thành các hoạt động không-có-thời-hạn là kêu gọi sự ủng hộ. Khi bạn nói với ai đó khung thời gian hoàn thành công việc của mình và thường xuyên gửi cho họ thông tin cập nhật, bạn có động lực lớn hơn để đạt được tiến bộ. Một số người muốn nói mục tiêu của mình với một người nào đó – có thể là một thành viên trong nhóm, ông chủ, bạn bè hoặc huấn luyện viên – và sau đó báo cáo lại cho cá nhân đó. Những người khác có thể quyết định sẽ tuyên bố công khai hơn. Hãy cân nhắc việc nói với một vài người hoặc đăng lên phương tiện truyền thông xã hội rằng bạn sẽ thực hiện một hoạt động nhất định vào một thời điểm cụ thể. Chiến lược này có thể hữu hiệu nếu bạn có một số người trong danh sách bạn bè luôn ghi nhớ và theo dõi bạn.

Ngoài ra, bạn có thể hợp tác với ai đó trong dự án của bạn. Ví dụ: bạn có thể thiết lập thời gian để bạn và đồng nghiệp cùng làm việc với nhau. Hoặc bạn có thể chỉ cần ngồi trong cùng một phòng với một người và cả 2 làm việc riêng của mình. Chiến lược này hoạt động tốt nhất nếu bạn cho họ biết những gì bạn dự định làm trong khoảng thời gian đó và sau đó báo cáo lại vào cuối giờ. Sự liên lạc và gần gũi khiến bạn phải chịu trách nhiệm vì đồng nghiệp của bạn biết bạn nên làm gì vào lúc đó. Nó cũng tạo ra một môi trường làm việc nhỏ, vì vậy bạn sẽ không có cảm giác như thể người khác đang tận hưởng trong khi bạn thì lại mắc kẹt trong công việc.

Hãy chọn cách tiếp cận mà bạn cảm thấy được thúc đẩy nhất và thoải mái đối với mình. Tất cả các sự lựa chọn này đều khiến bạn phải có trách nhiệm, ngay cả khi không có deadline thực sự. Nó cho bạn cái cảm giác rằng bạn sẽ làm ai đó thất vọng hoặc bạn không giữ lời hứa nếu bạn không làm nhiệm vụ này.

Tự động viên

Cách cuối cùng để thúc đẩy hành động là tạo ra những động lực hấp dẫn cho bản thân. Đây là một vài cách bạn có thể làm theo. Hãy thử cho mình một phần thưởng vì công việc mình đã làm. Chẳng hạn, nếu bạn dành một giờ cho dự án, bạn có thể đi ăn trưa. Hoặc sau khi hoàn thành nghiên cứu một phần khoản trợ cấp của mình, bạn có thể dành một buổi chiều để sắp xếp văn phòng của mình. Các phần thưởng không cần phải lớn hoặc đắt đỏ. Chỉ cần là những điều bạn muốn làm.

Nếu phần thưởng không đủ lớn để khuyến khích bạn, thì thay vào đó, bạn hãy thử đưa ra các hình phạt. Ví dụ, nếu bạn không dành một giờ cho những việc cấp bách của mình, bạn không được xem chương trình truyền hình yêu thích. Hoặc, nếu bạn không hoàn thành module đào tạo mà bạn đã mua, bạn không được nghe bất kỳ podcast nào. Ý tưởng là hình phạt phải liên quan đến thứ gì đó mà bạn thích làm thường xuyên, vì vậy bạn sẽ không được bỏ qua một nhiệm vụ mà bạn không muốn đầu tư thời gian vào.

Cuối cùng, bạn có thể thử tạo một phần thưởng của quá trình hoàn thành công việc. Chẳng hạn, bạn có thể cho phép mình đến quán cà phê hoặc công viên nếu bạn hoàn thành một nhiệm vụ. Khi bạn làm điều này, bạn đang kết hợp một trải nghiệm thú vị với nhu cầu tập trung vào một dự án. Nếu không thì bạn không làm.

Thúc đẩy bản thân thực hiện các nhiệm vụ không có deadline là một thách thức, nhưng bạn có thể vượt qua. Hãy thử những chiến lược trên để đạt được nhiều tiến bộ ngày hôm nay.

Theo Nhịp Sống Kinh Tế/HBR